Büyük Veri (Big Data) dijital dünyada çığ gibi büyüyor
Şirketlerin Büyük Verinin altında kalmamak için etkili “veri yönetimi” çözümlerine ihtiyacı var. Günümüzde hızlı bilgisayarlar ve modern veri merkezleri kurmak yetmiyor. Kurumların bir de bu sistemlerin topladığı bilgiyi kullanmak için doğru “kafa yapısını” geliştirmesi gerekiyor.
Büyük Veriyi katma değere dönüştürmek:
Bugün, sosyal medya paylaşımlarını analiz edip bunlardan anlam çıkarmak, müşteri bağlılığını geliştirmekten rekabet gücünü artırmaya ve iş geliştirmeye hızlandırmaya kadar her alanda kritik önem taşıyor.
Bu nedenle gerek kamu sektöründe, gerekse özel sektörde, kurumlar Bilgi Yönetimi uygulamalarının geliştirilmesine büyük önem veriyor. Bilgi Yönetimi sayesinde iş süreçlerini iyileştirmek, performans artışı sağlamak, yasal mevzuat ile uyumluluğu güvenceye almak ve yeni ürünlerle hizmetleri hızla kullanıma sunmak mümkün oluyor.
Bilgi Yönetimi, içerik/doküman yönetimi sistemleri, veri ambarı ve internet portalları gibi yeni teknolojilerin kullanılmasını gerektiriyor. Ancak, kurumların bu yüksek maliyetli yatırımı tek başına üstlenmesi mümkün değil. Uzman firmalar da işte bu noktada devreye giriyor, fizibilite, yatırım ve teknoloji danışmanlığından başlayarak, BT altyapısı kurulumu ve işletimine kadar birçok alanda şirketlere yardımcı oluyor.
Bilgi Yönetiminde dikkat edilmesi gereken ilk nokta şu: Bilgi Yönetimi bir teknoloji sorunu değildir, Bilgi Yönetimi bir “organizasyon”, yani örgütleme sorunudur. Bilgi Yönetiminde bir kurumdaki tüm sistem ve süreçler bir araya getirilerek kurumsal bilgi süreçleri örgütlenir (veri toplama ve bilgiyi kullanma).
Bu sistemleri şöyle sıralayabiliriz:
− Web içeriği yönetimi
− Döküman yönetimi
− Kayıt yönetimi
− Dijital varlık yönetimi
− Öğrenim yönetimi sistemleri
− Öğrenim içerik yönetimi sistemleri
− İşbirliği ve kurumsal arama
İşte bu nedenle, Bilgi Yönetimi salt teknoloji inovasyonu ile çözülebilecek bir sorun değildir.
Bilgi Yönetiminde organizasyon derken yalnızca kurumsal organizasyonu kast etmiyoruz. Bir de veri toplama, depolama ve erişim süreçlerinde bilginin organize edilmesi konusu var. Bilginin yapılandırılması (bilgi mimarisi), metadata (buna, bilgiye erişim bilgileri de diyebiliriz), içerik kalitesi ve doğru bilgiye zamanında erişim, bu konunun temel unsurlarını meydana getiriyor.
Son olarak üst yapı kurma meselesi:
Bilgi Yönetiminde çalışanları, iş süreçlerini, teknolojiyi ve içeriği en kullanışlı ve verimli şekilde bir araya getirmemiz gerekiyor. Kurumlar kendi sistemlerine uygun bir Bilgi Yönetimi çözümü seçmeli. Çünkü piyasada birbirinden çok farklı teknolojiler mevcut; yani Bilgi Yönetimi sisteminin bir bölümünü bir firmadan, diğer kısmını ise başka firmadan almak genellikle istenen sonucu vermeyecektir. Bilgi Yönetiminin maliyet ve uyumluluk açısından en riskli noktası da bu: Bilgi Yönetiminde marka bağımlılığı kaçınılmaz, dolayısıyla tek seçim hakkınız var ve ileride hizmet sağlayıcı firmayı kolay kolay değiştiremeyeceğiniz için, seçiminizi baştan iyi yapmanız gerek.
Bunun dışında, Bilgi Yönetimi sistemlerinin güncellenmesi ve bunların firmanın strateji hedeflerine yönelik olarak gelecekte yapılacak BT genişletme/yenileme yatırımlarıyla uyumlu olması gerekiyor. Bu noktada, kadroların Bilgi Yönetimi kullanımı ve işletimi konularında eğitim alması önemli.
Elbette bilgi kalitesi de önemli. Sonuçta firmalar, pazar şartları, kendi işletmeleri ve iş dünyası hakkında bilgi edinmek için Bilgi Yönetiminden yararlanıyor. Bu bağlamda, bilginin güncel olması, eski ve yeni bilgilerin erişim kolaylığı açısından önceliklendirilmesi, veri tekilleştirme (gereksiz doküman ve veri kopyalarının atılması), kullanılmayacak bilgilerin elden çıkarılması gibi unsurlar, doğru Bilgi Yönetiminin şartları arasında yer alıyor. Bilgi Yönetiminde uçtan uca çözümler sağlayan uzman BT şirketleri, kurumlar için bütün bu sorunları çözüyor ve üst düzey yöneticilerin şirkete yönelik stratejik hedeflerine uygun bir sistem geliştirilmesine yardımcı oluyor.
Nasıl bir Bilgi Yönetimi Stratejisi?
Kurumların bu alanda 10 temal noktayı göz önünde bulundurması gerekiyor:
− Kompleks yapıları tanımlamak, yönetmek ve mümkün olduğunca basitleştirmek
− Kullanışlı ve hızla uygulanabilen teknoloji çözümleri seçmek
− Somut faydalara ve net yatırım getirisine odaklanmak
− Bilgi Yönetimini iş hedeflerine göre önceliklendirmek
− Risk yönetimi yapmak
− Geri dönülmez hataları önlemek için kurulumda adım adım ilerlemek
− Yöneticiler ve idari yapıyla sürekli görüş alışverişinde bulunmak
− Bilgi Yönetiminin bir organizasyon problemi olduğunu anlamak
− Sorunsuz ve kullanım kolaylığı getiren bir kullanıcı deneyimi sunmak ve en önemlisi de…
…Bilgi Yönetimine nereden başlanacağını çok iyi tespit etmek
Bilgi Yönetiminde bu temelleri iyi atan kurumlar, yatırımlarından en yüksek getiriyi sağlıyor.
Veri kalitesi, veri yönetişimi, veri yönetimi
Bu konunun teknik detaylarını aslında ilk soruda sağladık ama bu soru, Bilgi Yönetiminin günlük hayatta firmalar için ne anlama geldiğini açıklayabilmemiz için iyi bir örnek:
Günümüzün en popüler iletişim kaynağı sosyal medyayı ela alalım. Sosyal medya, sosyal ağlardan gelen ve form belgeleri halinde organize edilmeyen yapılandırılmamış veri kaynaklarının en büyüğüdür. Sosyal medyanın neredeyse tek başına, Büyük Veriden sorumlu olduğunu söyleyebiliriz.
Bugün internette veri trafiğinin büyük kısmını sosyal medya oluşturuyor. Şirket kadrolarında editörler ve veri yönetimi uzmanları gibi “bilgi işcileri”, internette aradıkları bilgiye en hızlı şekilde ulaşmak istiyor. BT direktörleri de bütçeyi aşmadan bunu sağlayacak en gelişmiş yazılımları ve donanımları sağlamak için çaba sarf ediyor… Ve bu yüzden de uykuları kaçıyor! Çünkü Büyük Veri katlanarak artıyor ve şirketler yeni bilgi kaynakları ile sürekli artan veri trafiğini karşılamak için bir kısır döngüye giriyor.
Bir felaket senaryosu
Ardından şirkete bir dava açılıyor veya şirket dava açıyor ve bu noktada kıyamet kopuyor! Dava sürecine giren şirketin kadrolarının dava için gereken, ancak şimdiye kadar önemsiz kabul edilerek bir köşeye atılmış çok sayıda alakasız bilgiyi hızla toplayarak analiz etmesi gerekiyor.
Bir banka veya telekom şirketi söz konusu olduğunda, bu çok zaman alan ve astronomik rakamlara mal olan bir süreçtir. Elbette burada mevzuat uyumluluğundan, devletin istediği bilgileri en kısa sürede sağlama zorunluluğundan da söz ediyoruz (örneğin cep telefonu operatörlerinin sağlaması gereken bilgiler). Bu felaket senaryosuyla başa çıkmanın tek yolu Bilgi Yönetimi çözümlerinden yararlanmaktır.
Bilgi Yönetimi, bu açıdan, kurumların bilgi varlıklarından en yüksek katma değeri, en düşük risk ve maliyetle elde etmesini sağlayan bir denetimler, süreçler ve işlemler bütünüdür. Bilgi Yönetimi tam kapsamlı bir organizasyon yönetimi programıdır.
Büyük Veriyi fırsata dönüştürmek
Büyük Veriyi “büyük fırsata” dönüştürmek ve iş geliştirmede kullanmak… Kurumların temel ihtiyacı bu. Ancak, bunu söylemek gerçekleştirmekten çok daha kolay.
Bilgiden katma değer elde etmek ve şirketin bundan her kademe ve departmanda, tüm hedeflerde yararlanmasını sağlamak özel sektör ile kamu sektörünün en değerli hazinesidir.
Bilginin gücünden yararlanmak için ise “bağlı zeka” dediğimiz dijital iletişim ağlarına gerek duyuluyor ve bu yalnızca HP FlexNetwork çözümleri gibi kullanım kolaylığı sağlayan esnek ağ çözümlerinden ibaret değildir. Network altyapısının yanı sıra organizasyon becerisi de gerektirir.
Nitekim işin içinde gerçek zamanlı analiz sistemleri, Büyük Veriyi anlamlandırarak gerçekçi iş kararları almak, müşteriyi kendi ilgi alanı ve ihtiyaçlarına uygun çözümlerle markaya bağlamak ve pazardaki fırsatları hızla değerlendirmek de var…
Bütün bunları dünyanın “yazılım kullanan ilk yazılımları”, yani ilk “sanal zeka” çözümleri olarak değerlendirebilir. Gerçekten de bugün, idari departmanların iş yükünün artık otomatik süreçlere aktarılmaya başladığını söyleyebiliriz.
BT şirketleri Bilgi Yönetiminde kurumlara ne gibi çözümler sağlıyor?
1) Bilgi Yönetimi ve Analiz çözümleri:
Bundan yararlanan kurumlar, iş zekasını danışmanlık hizmetleri, sistem ve organizasyon mimarisi, hizmetlerin uygulamaya geçirilmesi, yazılım uygulamaları ve yönetim hizmetleriyle birleştriyor. Planlamadan analize, bilginin yönetim ve yönetişimi birleştiren bu çözümler, kurumların Büyük Veriyi büyük bir fırsata dönüştürmesini sağlayan Bilgi Yönetimi stratejilerini sağlıyor.
Büyük Veri yönetiminde üç ana hedef bulunuyor: Verinin yüzde 100 yönetimi, veri tutarlılığı ve doğruluğu, veriden doğru anlamı çıkarma…
2) İş Analizi ve Bilgi Sağlama:
Bu çözümler Bilgi Yönetimi için gereken şartları tanımlıyor, sistemin nasıl uyglanacağını belirliyor ve bilginin ihtiyaca göre doğru kişilere, gereken zamanda aktarılmasına odaklanıyor. Bu da şirket faaliyetlerinin doğru analiz edilmesini, sonuçların anlaşılmasını ve geçerli iş geliştirme kararları alarak müşteri bağlılığının geliştirilmesini sağlıyor.
3) İş Çözümleri ve Sosyal Zeka
Bu portföy, sosyal ağlardan elde edilen verileri analiz ediyor ve müşteri hizmetleri ile iş geliştirme departmanlarının, müşteri portföyü hakkında tek tek bilgi edinmesini sağlıyor. Sosyal zekayı, kurumsal zekaya bağlayan bu çözümde (bağlı zeka demiştik hatırlarsanız), bilgiler, sosyal medya ve itibar yönetiminden müşteri bağlılığını geliştirmeye kadar birçok alanda kullanılıyor.
Eğitim Workshop’ları, Sosyal İş Geliştirme Stratejisi, Sosyal Zeka Ana Planı, Sosyal Zeka Uzmanlık Merkezi gibi çözümler, kurumların sosyal zekadan yararlanması için gereken eğitim ve planlama aşamalarını oluşturuyor. Dünyanın en büyük özel bulutunu oluşturan HP Autonomy’de bu çözümlerin bir kısmını Hizmet olarak yazılım (SaaS) modeliyle sunuluyor.
Bilgi Yönetiminin diğer bir temeli ise bilgiyi toplamak, yönetmek, depolamak ve bilgiye erişmekte kullanılan altyapılardır… Buna ilişkin çözümleri de aşağıda sıralayalım.
4) Hizmet Barındırma ve Yönetilen Hizmetler
Günümüzde bütün BT bulut bilişime taşınıyor. Bilgi Yönetimi de internet ve yerel ağlardaki bilgiyi toplama açısından, bulutun ayrılmaz bir parçasını oluşturuyor. BT şirketleri, karma bulut, özel bulut, genel bulut ve yönetilen bulut (dış kaynakla sağlanan özel bulut) üzerinden, kurumlara ihtiyaçları olan bilgi işlem kaynaklarını (depolama, sunucu vb.) sağlıyor.
5) Bilgi Hizmetleri
Bilgi hizmetleri bilginin doğrudan analiz edilmesine yönelik platformlardan oluşuyor. HP Vertica Analiz Platformunu buna örnek gösterebiliriz. Yapılandırılmış veri, yani doküman analiz hizmetleri bu başlık altında toplanıyor.
HP Vertica gibi bir Analiz Platformu, yapılandırılmış veri analiz sistemini (formlar, dokümanlar, imalat-ofis proses dataları) kurumsal süreçlere entegre ediyor. Yazılım uygulamalarının performansından kadroların verimliliğine kadar her alanda kullanabilen sistem, operasyonel faaliyetlerde tam kapsamlı yaşam döngüsü mantığıyla çalışıyor ve iş süreçlerini hem başlangıç hem de sonlandırma aşamasında analiz ediyor.
Ancak, Bilgi Yönetimi, bilginin kurumsal süreçlere entegre edilmesiyle sona ermiyor. Bilgi Yönetimi asıl bu noktada başlıyor, kurumların önemli bilgileri güvenle saklaması, yönetmesi ve bundan katma değer elde etmesi gerekiyor.
6) Bilgi Stratejisi ve Organizasyon Hizmetleri
Organizasyon hizmetleri bu noktada devreye girerek, kurumsal bilgi planlaması, yönetimi ve yönetişimi süreçlerini düzenliyor. Şirketlerin Bilgi Yönetiminden en doğru çıkarımları yapabilmesi için bu aşamanın bütüncül bir yaklaşımla ele alınması şart. Bütüncül kelimesi, bu yazıda arada kaynayıp gidebilir ama bu kelimeye özellikle dikkat etmenizi rica ediyorum. Firmaların Bilgi Yönetimine harcadığı paranın karşılığın alması için son derece önemli olan bu kelimeyi, aşağıda, trendler başlığı altında ayrıca ele alacağım.
Bilgi Yönetimi trendleri
Günümüzde kurumlar Bilgi Yönetimine ihtiyaç duyduklarının farkındalar, ancak hiçbir şirket bu maliyetli ve karmaşık işi tek başına üstlenmek istemiyor. Çünkü bir şirket için önemli olan aradığı bilgiye erişmektir, bunun için gereken sistemini kurmak değil. İşte bu nedele Bilgi Yönetimindeki en popüler trend dış kaynak kullanımıdır. Kurumlar Bilgi Yönetimini bir hizmet olarak kiralamak istiyor.
Kurumlar Bilgi Yönetimine ihtiyaç duyduklarının farkında dedik ama buna yatırım yapan, en azından dış kaynak kullanan kurumların oranı Amerika Birleşik Devletleri’nde bile yüzde 34 ile sınırlı…
Bu sonuç, Bilgi Yönetiminin sektörde henüz yeterince olgunlaşmadığını gösteriyor. Kurumlar Bilgi Yönetiminden en kısa zamanda para kazanmak istiyor. Ancak kritik bir nokta burada gözden kaçıyor: Bilgi Yönetiminin sağladığı verileri analiz ettikten sonra, şirket için en doğru kararı alacak kişiler o şirketin üst düzey yöneticileridir. Kurumların Bilgi Yönetimini şirket yönetimi ile karıştırmaması gerekiyor. CEO’lar ve genel müdürler bilgi yönetiminin önemini iyi kavramak zorunda.
Diğer önemli nokta, bilgi yönetiminin bir pazarlama kampanyası gibi anlaşılmaması gerektiği… Bilgi Yönetiminin analiz ettiği verilerin istatistiki değer taşıması için yeteri kadar veri toplanması gerek. Bu da aylar alan bir süreçtir. Çünkü Bilgi Yönetiminin veri toplama ve analiz süreçlerinin anlamlı sonuçlar vermesi için zengin bir veritabanı oluşmasını beklemek gerekiyor.
Ancak, şirketler bu konuda sandıklarından daha avantajlı bir konumda. Bilgi Yönetimini, basılı bilgilerin dijitale aktarılması olarak da tanımlayabileceğimiz “Doküman Yönetimiyle” birlikte kullanan kurumlar, birkaç yılın birikimi olan basılı doküman klasörlerini dijital ortama aktararak, içinde bulundukları pazarı en iyi şekilde analiz eden değerli istatistiki bilgilere ulaşabilirler.
Bilgi Yönetimi çok başlı bir canavar
Bilgi Yönetiminde üçüncü önemli trend departmanlar arası işbirliği ve eğitim programları… Firmaların en azından bu aşamayı kendi kaynakları ile yönettiğini biliyoruz. Sonuçta yasal mevzuat uyumluluğu söz konusu olduğunda, idari bölümler, BT birimi, pazarlama ve diğer departmanların bir arada, uyumlu bir şekilde çalışması gerekiyor. Bu noktada kurumsal kültür de önem kazandığı için, şirketlerin bunu şirket içi eğitimlerle çözmeye çalıştıklarını görüyoruz.
Bununla birlikte, Bilgi Yönetiminde en önemli nokta, kurumlarda Bilgi Yönetiminin kime ait olduğunun bilinmesidir. Basit bir konu gibi görünüyor ama Bilgi Yönetiminin departmanlar arası sıkı işbirliği gerektirdiğini düşündüğümüzde durum çok farklı.
Şöyle açıklayalım: BT departmanı veya pazarlama departmanın metriklerini ölçmek nispeten kolaydır. Bu departlanları analiz etmek, anketler yapmak hızlı ve verimli iki çözümdür. Bilgi Yönetiminin verimliliğini ölçmek ve Bilgi Yönetiminin kurumlarda gerçekçi bir şekilde çalışmasını sağlamak için ise, departmanlar arası işbirliğine önem vermek gerekmektedir. Yukarıda “Bilgi Yönetimine bütüncül yaklaşmak” derken söylemek istediğim buydu.
Sorun bakalım: Üst düzey ve orta düzey yöneticiler Bilgi Yönetiminin öneminin ne kadar farkındalar? Şirket kadroları banka memurlarından muhasebeye kadar, Bilgi Yönetimi sistemini verimli kullanabiliyor mu? Bilgi Yönetimi şirketinizde hangi departman ve kadroların sorumluluğunda?
Bilgi Yönetimini çok başlı bir süreç olarak düşündüğümüzde, bu sürecin dikkatli bir şekilde organize edilmesi gerektiği ortaya çıkıyor. Bu noktada üst düzey yöneticilerin, şirketlerle Bilgi Yönetimine dayalı bir kurum kültürü oluşturmak için sisteme bizzat öncülük etmesi gerekiyor.
Sadece yatırım için gerekli mali kaynakları sağlamak açısından değil, aynı zamanda, şirket yöneticilerinin Bilgi Yönetimi sistemlerini kullanacak kadrolara örnek olmasından söz ediyoruz. Bunu rakamlarla da ifade edebiliriz: ABD’de 2011 yılında yapılan bir araştırmada, şirketlerin yüzde 45’inin, şirketlerinde hangi departmanın Bilgi Yönetiminden sorumlu olduğunu bilmediğini görüyoruz. 2012’de ise bu oran yüzde 15’e düşmüş bulunuyor. Demek ki firmalar Bilgi Yönetiminin püf noktasını kavramaya başladı, CEO’ların kafa yapısı değişmeye başladı.
Toparlarken
Alın terinin yerini akıl terinin aldığı çağımızda, bilgi, dünyanın en değerli hazinesidir. Ancak, bu hazineden yararlanmak için bilgiyi iyi yönetmek, iyi kullanmak ve iyi anlamak gerekir. Büyük Veri denilen ve Youtube videolarından küfürlü tweet’lere ve fabrika imalat analiz datalarına kadar uzanan farklı alanlarda, şirketlerin doğru kararlar alarak rekabet gücünü artırması için Bilgi Yönetimine yatırım yapması şarttır.
